Client Approval Portal

In der Regel bekommst du per E-Mail einen persönlichen Login-Link. Ein Klick darauf öffnet das Portal, ohne Registrierung und ohne Passwort. Der Link ist 7 Tage gültig und mehrfach nutzbar. Ist er abgelaufen, forderst du auf der Login-Seite über „Login-Link per E-Mail“ einfach einen neuen an. Hast du einen Zugang mit Passwort, meldest du dich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Einen Zugang bekommst du bei deinem Ansprechpartner – dessen Kontaktdaten findest du oben im Portal über das Kontakt-Symbol. Ist ein Kollege bereits angemeldet, kann er dich ebenfalls einladen.

Klicke auf der Login-Seite auf „Passwort vergessen“ und gib deine E-Mail-Adresse ein. Du bekommst dann eine E-Mail mit einem Link, über den du dir ein neues Passwort vergeben kannst. Alternativ meldest du dich jederzeit ohne Passwort über „Login-Link per E-Mail“ an.

Ja, aus Sicherheitsgründen werden inaktive Sitzungen nach einer gewissen Zeit beendet. Der Zeitrahmen ist so gewählt, dass eine kurze Pause – etwa für ein Telefonat oder ein Meeting – kein Problem ist. Nach dem Abmelden meldest du dich einfach neu an; deine bisherigen Kommentare und Markierungen bleiben natürlich erhalten.

Alle Projekte, die für dich freigegeben sind, findest du in der Projektübersicht. Der Status zeigt dir, wo ein Projekt gerade steht: „In Bearbeitung“ heißt, es wird noch daran gearbeitet, „Warten auf Freigabe“ heißt, deine Rückmeldung wird erwartet, „Abgeschlossen“ heißt, das Projekt ist fertig, und „Pausiert“ heißt, es ruht gerade.

In der Projektübersicht kannst du nach Titel, Projektnummer oder Ansprechpartner suchen und die Liste zusätzlich filtern – zum Beispiel auf „Nur ungelesene“ oder „Nur dringende“. Die aktive Sortierung wird fett hervorgehoben, damit du auf einen Blick siehst, wonach die Liste gerade geordnet ist. Abgeschlossene Projekte werden neutral dargestellt, damit sie die aktuellen nicht überlagern.

Klicke einfach auf die Datei, um sie in der Detailansicht zu öffnen. Bei mehrseitigen PDF-Dateien kannst du mit den Pfeilen zwischen den Seiten blättern und die Ansicht vergrößern oder verkleinern. Videos lassen sich abspielen, pausieren und über die Zeitleiste an eine bestimmte Stelle springen.

Zu jeder Datei gibt es einen Versionsverlauf. Dort kannst du eine ältere und eine neuere Version über einen Regler nebeneinander ansehen. Wenn du magst, kannst du auch mehrere Versionen gleichzeitig nebeneinander anzeigen lassen. Unterschiedliche Seitenverhältnisse werden dabei nicht mehr verzerrt.

In der Bild-Detailansicht wird die Deadline farblich hervorgehoben, sobald sie näher rückt oder bereits erreicht ist. So siehst du sofort, wo eine Rückmeldung besonders dringend ist.

Öffne die Datei und schreibe deinen Kommentar in das Kommentarfeld daneben. Der Editor funktioniert wie ein kleines Textdokument: Du kannst Text formatieren, Listen anlegen oder Links einfügen. Mit „/“ öffnet sich ein Auswahlmenü mit Formatierungen, mit „@“ erwähnst du gezielt eine bestimmte Person – sie bekommt dann eine Benachrichtigung.

Ja. Direkt im Kommentarfeld findest du eine Büroklammer neben dem Emoji-Knopf. Darüber lassen sich zusätzliche Dateien anhängen – zum Beispiel ein Referenzbild, eine Skizze oder ein Screenshot. Die Anhänge stehen direkt beim Kommentar zur Ansicht bereit.

Ja. Unter jedem Kommentar findest du ein kleines Antworten-Symbol. Deine Antwort erscheint direkt darunter als Thread, sodass Rückfragen und Klärungen immer beim ursprünglichen Kommentar bleiben.

Mit einem Klick auf einen Emoji reagierst du kurz auf einen Kommentar, ohne selbst eine Antwort schreiben zu müssen – etwa mit einem Haken für „passt so“ oder einem Daumen. Die Reaktion ist für alle sichtbar; ein Blick auf die Namen darunter zeigt, wer wie reagiert hat.

Im Bild stehen dir kleine Werkzeuge zur Verfügung, etwa Stift, Pfeil, Kreis, Linie, ein Textfeld oder nummerierte Punkte. Damit kannst du direkt auf die Stelle zeigen, die du meinst. Deine eigene Markierung kannst du danach jederzeit noch verschieben, in der Größe ändern oder wieder löschen.

Öffne die PDF-Datei und wähle das gewünschte Textwerkzeug. Du kannst Textstellen markieren, unterstreichen oder durchstreichen und damit direkt kennzeichnen, was besprochen oder geändert werden soll. Das dafür benötigte Tool ist nur bei PDFs sichtbar.

Spiele das Video an die gewünschte Stelle und schreibe deinen Kommentar. Der aktuelle Zeitpunkt wird automatisch angehängt, sodass alle wissen, worauf sich deine Anmerkung bezieht. Auf der Zeitleiste erscheint für jeden Kommentar ein kleiner Marker – ein Klick darauf springt sofort an die entsprechende Stelle im Video.

Ja. Pausiere das Video an der gewünschten Stelle – dann erscheint eine kleine Werkzeugleiste mit Pfeil, Linie, Rechteck, Kreis, nummeriertem Punkt, Text und Freihand. Deine Skizze wird zusammen mit dem Kommentar gespeichert und ist später am passenden Zeitpunkt wieder sichtbar. Einzelne Formen kannst du danach noch verschieben, in der Größe verändern oder wieder löschen.

Öffne die Datei und wähle dort „Freigeben“. Damit bestätigst du, dass aus deiner Sicht alles passt.

Wenn noch etwas angepasst werden soll, wählst du stattdessen „Korrektur anfordern“ und beschreibst kurz in einem Kommentar, was geändert werden soll. „Ablehnen“ nutzt du, wenn die Datei aus deiner Sicht so nicht passt.

Bei manchen Projekten werden vorher noch bestimmte Angaben benötigt, zum Beispiel eine EAN/GTIN-Nummer oder eine Artikelnummer. Solange diese Angabe fehlt, ist eine Freigabe noch nicht möglich. Das Portal zeigt dir an, was dafür noch ergänzt werden muss – sowohl in der Bild-Detailansicht als auch in der Galerie-Übersicht.

Ja. Ein Projekt lässt sich auch dann abschließen, wenn einzelne Motive abgelehnt wurden – die Ablehnung bleibt in der Zusammenfassung dokumentiert. So kannst du klar zwischen den freigegebenen und den nicht verwendeten Motiven trennen, ohne den Projektabschluss zu blockieren.

Eine einzelne Datei kannst du direkt herunterladen. Brauchst du mehrere auf einmal, wählst du sie aus und lädst sie gesammelt als eine Datei herunter. Bei sehr großen Datenmengen stellt das Portal einen Link für den externen Download bereit. Auf Wunsch können Daten auch in die Cloud des Kunden hochgeladen werden.

Die PDF-Zusammenfassung kannst du jederzeit im jeweiligen Projekt abrufen. Sie enthält alle Kommentare und Markierungen. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wird eine abschließende Zusammenfassung mit Kommentaren und Freigaben automatisch als Anhang der Abschluss-Mail verschickt.

Ja. Die PDF-Zusammenfassung bleibt auch dann verfügbar, wenn das Projekt selbst nicht mehr aktiv ist. So kannst du jederzeit nachvollziehen, was zum Projektabschluss freigegeben, kommentiert oder abgelehnt wurde.

Du siehst ausschließlich die Projekte, denen du zugewiesen wurdest, inklusive Briefing und interner Referenzdateien. Kunden-Kontaktdaten und interne Agentur-Kommentare bleiben für dich ausgeblendet – du arbeitest in einem eigenen, eingeschränkten Bereich.

In der Datei-Detailansicht lädst du deine neue Version ganz normal hoch. Deine Version ist zunächst nur intern sichtbar – das Agentur-Team prüft sie und gibt sie erst danach für den Kunden frei. So sieht der Kunde nie einen Zwischenstand, der noch nicht abgestimmt ist.

Das entscheidet das Agentur-Team projektabhängig. Kommentare und Korrekturwünsche des Kunden lassen sich an dich weiterleiten oder als Aufgabe direkt im Projekt hinterlegen, damit klar ist, was noch anzupassen ist.

Telefonnummer und E-Mail-Adresse findest du oben im CLAPPO Freigabe-Portal über das Kontakt-Symbol. Dort stehen auch die Links zu Impressum und Datenschutz.