Warum ein Nachweis sich lohnt
Es gibt drei typische Situationen: Der Kunde möchte nach dem Druck noch etwas ändern, er bestreitet, eine bestimmte Version gesehen zu haben, oder die Rechnung wird mit Verweis auf offene Änderungswünsche zurückgehalten. In allen drei Fällen hilft kein Bauchgefühl, sondern ein Beleg, der Person, Version und Zeitpunkt zeigt.
Was in einen Freigabe-Nachweis gehört
- Wer: Name und E-Mail-Adresse der Person, die entschieden hat.
- Was: die Datei und die genaue Version, die freigegeben wurde.
- Wann: Datum und Uhrzeit der Entscheidung.
- Entscheidung: freigegeben, Korrektur angefordert oder abgelehnt.
- Verlauf: die Kommentare, die zur Entscheidung geführt haben, mit Namen und Datum.
Wo Nachweise normalerweise verloren gehen
- In langen E-Mail-Verläufen, in denen niemand mehr weiß, welcher Anhang gemeint war.
- In Messenger-Chats, die nach Monaten nicht mehr durchsuchbar oder gelöscht sind.
- Im Telefonat oder Meeting, wenn niemand das Ergebnis schriftlich bestätigt.
- In Dateinamen wie „final_v3_neu“, die keine Aussage über den freigegebenen Stand machen.
So gehst du vor
- Jede Version eindeutig benennen und nummerieren.
- Die Freigabe ausdrücklich anfordern. Eine Frage wie „Gefällt es dir?“ reicht nicht. Besser: „Bitte gib die Version 3 bis Freitag frei oder fordere eine Korrektur an.“
- Die Entscheidung an einer Stelle erfassen, nicht in drei Kanälen.
- Nach der Freigabe eine Zusammenfassung ablegen, zum Beispiel als PDF beim Projekt oder bei der Rechnung.
- Änderungen nach der Freigabe als neue Version behandeln und neu freigeben lassen, am besten mit Hinweis auf zusätzlichen Aufwand.
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Welche Wirkung eine Freigabe hat, hängt von eurem Vertrag und der Art der Leistung ab. Bei Streitfragen oder bei Aufbewahrungsfristen frag deine Anwältin, deinen Anwalt oder deine Steuerberatung.
Formulierung für die Freigabeanfrage
Wenn du nicht über ein Portal arbeitest, hilft eine klare Vorlage: „Anbei Version 3 des Flyers. Bitte bestätige bis Freitag, den 16. Oktober, mit einer kurzen Antwort, dass du diese Version freigibst, oder nenne die gewünschten Änderungen. Mit der Freigabe geht die Datei in den Druck. Spätere Änderungen sind dann ein neuer Auftrag.“
Wie CLAPPO den Nachweis erstellt
In CLAPPO wird die Entscheidung je Datei mit Name, Datum und Version gespeichert. Per Klick entsteht eine PDF-Projektzusammenfassung mit jeder Datei, ihrem Freigabestatus, allen Versionen und dem Kommentarverlauf. Du legst sie zur Rechnung oder ins Archiv. Der Ablauf davon ist im Ratgeber Kundenfreigabe per Link beschrieben.