Was Kundenfreigabe per Link bedeutet
Du lädst den Entwurf in ein Freigabeportal hoch und trägst die E-Mail-Adresse deines Kunden ein. Das Portal schickt einen persönlichen Link. Mit einem Klick sieht der Kunde die aktuelle Version, schreibt Kommentare an die richtige Stelle und gibt frei, fordert eine Korrektur an oder lehnt ab.
Der Unterschied zu zwei verbreiteten Alternativen: Beim Versand per E-Mail entstehen schnell mehrere Dateistände, und Feedback verteilt sich auf E-Mail, Telefon und Chat. Bei Lösungen mit Kundenkonto muss sich jeder Freigeber erst registrieren und ein weiteres Passwort merken. Das ist genau die Hürde, an der Freigaben oft hängen bleiben.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Entwurf intern prüfen. Erst wenn dein Team zufrieden ist, geht er zum Kunden.
- Projekt anlegen, Datei hochladen und eine Frist setzen.
- Freigeber per E-Mail-Adresse einladen. Er bekommt seinen persönlichen Link.
- Der Kunde prüft im Browser, markiert Stellen und kommentiert.
- Der Kunde entscheidet je Datei: freigeben, Korrektur anfordern oder ablehnen. Du siehst die Entscheidung mit Datum und Uhrzeit.
Checkliste: Worauf du bei der Lösung achten solltest
- Der Kunde braucht kein Konto und kein Passwort.
- Der Link ist persönlich und gilt nur für die eingeladene Person.
- Kommentare lassen sich direkt am Motiv setzen, auch in PDFs und Videos.
- Die Entscheidung gilt je Datei und wird mit Namen, Datum und Version festgehalten.
- Mehrere Freigeber pro Projekt sind möglich, und du siehst den Status je Person.
- Interne Kommentare deines Teams bleiben für den Kunden unsichtbar.
- Es gibt automatische Erinnerungen vor Fristablauf.
- Der Anbieter nennt Speicherort und Dienstleister offen. Bei Kundendaten ist das ein Auswahlkriterium, siehe die Sicherheitsseite von CLAPPO als Beispiel.
Typische Fehler, die Freigaben verzögern
- Unfertige Entwürfe schicken. Jede Korrektur von Tippfehlern kostet dich Glaubwürdigkeit und eine Runde.
- Keine Frist setzen. Ohne Datum rutscht die Freigabe nach hinten.
- Zu viele Freigeber ohne Entscheider. Wenn drei Personen widersprüchlich kommentieren, entsteht die nächste Runde von selbst. Benenne eine Person, die am Ende entscheidet.
- Den Link in öffentliche Kanäle stellen. Ein persönlicher Link gehört in eine E-Mail an die eingeladene Person, nicht in einen Gruppenchat.
- Feedback über mehrere Kanäle zulassen. Bitte den Kunden freundlich, Anmerkungen im Portal zu machen, damit nichts verloren geht.
Wie das in CLAPPO aussieht
CLAPPO setzt diesen Ablauf um: persönlicher Link per E-Mail, Kommentare und Markierungen am Motiv, Versionsvergleich, Entscheidung je Datei und automatische Erinnerungen. Mehr dazu auf der Seite Kundenfreigabe ohne Konto. Das Ergebnis lässt sich als PDF-Projektzusammenfassung ablegen, wie im Ratgeber Freigabe-Nachweis beschrieben.